Документы организации-2023: какие должны быть, как составить и хранить
© iStock.com / Daenin Arnee
Документы организации
Читать ria.ru в
МОСКВА, 7 апр — РИА Новости. Внутренние документы организации – это весь объем деловых бумаг, разработанных в соответствии с действующим законодательством и нормативными актами предприятия для обеспечения внутренней деятельности. Основные виды и общий состав документов организации, как правильно их составлять и хранить – в материале РИА Новости.
Документы организации
Сергей Гебель, генеральный директор юридической компании, отмечает, что как такового единого нормативно-определенного перечня документов, которые должна иметь каждая организация, не существует. Различные нормативные правовые акты, в том числе и отраслевого уровня содержат положения о необходимости формирования отдельных локальных актов, ведения определенных журналов, издания приказов и других документов.
Виды документов
Все внутренние документы организации можно поделить на несколько видов, в зависимости от того, для чего они предназначены.
Организационно-правовые
Такие документы берут на себя функцию правовой базы организации. К ним относятся различные положения, которые основываются на нормах административного права и обязательны к исполнению. Основными организационно-правовыми документами являются: устав, регламенты, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, должностные инструкции и т.д.
Информационно-справочные
Они содержат различную фактическую информацию о внутренних делах компании, необходимы для побуждения к принятию административных решений и для издания различных распоряжений. К такому виду документов относятся заявления, заключения, протоколы, служебные записки и т.д.
© iStock.com / Natee Meepian
Бухгалтер работает с документами
Финансово-бухгалтерские
Как отмечает Сергей Гебель, финансово-бухгалтерские документы отражают всю экономическую деятельность организации. Их перечень крайне обширен и в него входят: первичные документы, договоры, акты, накладные, чеки, счета-фактуры, налоговые декларации, книги учета доходов и расходов и многие другие.
Распорядительные
Они отражают решения руководства по различным организационным вопросам. Как правило, это приказы, например, по личному составу или основной деятельности.
Служебные
Предназначены для закрепления различных аспектов деятельности организации, а также регулируют текущие вопросы. К служебным документам относятся различные лицензии, допуски, разрешения, свидетельства и т.д.
Кадровые
По словам Сергей Гебеля, кадровыми документами фиксируется вся осуществляемая внутри компании трудовая деятельность. К этой категории относятся: трудовые договоры, личные дела и карточки сотрудников, табели, журналы учета рабочего времени, правила внутреннего распорядка, графики отпусков, штатное расписание, документы о несчастных случаях на производстве.
Георгий Алексеев, доцент кафедры правоведения юридического факультета РАНХиГС Санкт-Петербург, также дополняет, что личные дела сотрудников, в свою очередь, тоже состоят из определенного набора необходимых документов. В зависимости от ситуации, это могут быть:
- анкета, заполненная работником при приеме на работу;
- копия паспорта;
- экземпляр трудового договора;
- копии документов об образовании и о квалификации;
- копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты;
- копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
- копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности;
- копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории РФ;
- копия страхового полиса ОМС;
- копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
- медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на работу, о прохождении обязательных медицинских осмотров;
- экземпляр договора о полной материальной ответственности;
- копии приказов (о приеме на работу, переводах, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий, увольнении и иных);
- докладные и объяснительные записки;
- документы, связанные с оформлением допуска к работе с персональными данными, со сведениями, составляющими государственную или иную охраняемую законом тайну;
- документы о прохождении аттестации;
- трудовая книжка или электронная трудовая.
© iStock.com / ridvan_celik
Мужчина подписывает документы
Личные
Это документы, которые составляются самими сотрудниками в индивидуальном порядке. Это могут быть резюме, доверенности, расписки и т.д.
Договоры
Они устанавливают гражданские права и обязанности всех сторон соглашения, изменяют или прекращают договоренности. Договоры могут по аренде, подряда, о сотрудничестве и т.д.
Правила оформления документов
Практически все внутренние документы организации имеют юридическую значимость и в каком-то смысле являются нормативными актами, поэтому их оформление происходит с соблюдением действующего ГОСТа, если нет внутренних корпоративных стандартов.
Создание и оформление важных документов можно привести к общему алгоритму:
- составление первичного проекта и его согласование;
- доработка проекта с учетом предложенных замечаний и повторное согласование;
- оформление в соответствии с законодательством и локальными нормативными актами;
- утверждение и подписание;
- регистрация.
Сроки хранения документов
Сергей Гебель уточняет, что вечно хранить все документы нет необходимости. В зависимости от степени важности, Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019 г. для каждого типа документов установлены свои сроки хранения.
Так, первичные документы бухгалтерского учета, кассовые документы, выписки по банковскому счету, путевые листы, счета-фактуры, налоговые декларации должны храниться 5 лет.
Больничные листы, документы по зарплате, расчетные ведомости и листки хранятся 6 лет, а при отсутствии лицевых счетов – 50 лет.
Кадровые документы, лицевые счета, личные дела и карточки, трудовые договоры, приказы о приеме на работу, переводе и увольнении нужно хранить 50 лет. Табель учета рабочего времени - 5 лет, а по вредным условиям труда – 50 лет. График отпусков хранится 3 года.
Документы, законченные делопроизводством до 2003 года, должны храниться 75 лет.
© iStock.com / fstop123
Большая стопка папок с документами
Срок хранения начинается с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства. Это правило распространяется на все бумажные и электронные документы. Например, срок хранения платежного поручения, исполненного в 2022 году, начал исчисляться с 1 января 2023 года.
Следует отметить, что организация вправе самостоятельно предусмотреть более длительный срок хранения отдельных документов. Первые 10 лет документы находятся в компании, а после этого их передают в архив.
Порядок хранения документов
Сергей Гебель уточняет, что условно хранение всех документов в компании можно разделить на текущее и архивное. Текущее организуется для документов, находящихся в делопроизводстве, либо по которым оно окончено, но их срок хранения менее 10 лет.
Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета хранятся в порядке, установленном ФЗ "О бухгалтерском учете" и ФСБУ 27/2021. К основным правилам организации хранения следует отнести:
- хранение подлинников в том виде, в котором они были составлены. Запрещено переводить составленные на бумажном носителе документы в электронный формат для их последующего хранения;
- документы бухучета, а также содержащиеся в них данные, с 1 января 2024 года должны храниться на территории РФ. Начинать это делать можно до указанной даты. Исключением является случай, когда организация ведет деятельность в другой стране, правилами которой установлено обязательное хранение документов на ее территории;
- документы должны храниться в безопасных условиях, исключающих внесение в них изменений;
- доступ к документам предоставляется согласно требованиям законодательства. Например, соответствующее право есть у акционера, имеющего не менее 25 % голосующих акций. В любом случае при предоставлении доступа нужно уведомлять главного бухгалтера или иного ответственного за организацию хранения.
Организовывать хранение кадровых документов, не переданных в архив, следует с учетом общих правил, утвержденных приказом Минкультуры России № 526 от 31.03.2015 г. В частности, предусмотрены следующие требования к помещению, размещению и охране:
- помещение должно соответствовать правилам противопожарного режима, в нем следует организовать вентиляцию и предусмотреть защиту от света. Помещение должно находиться вдалеке от производственных и бытовых объектов. Также оно не может быть подвальным и чердачным;
- документы не должны храниться на полу, для этого могут использоваться коробки или стеллажи закрытого типа. Сами документы систематизируются по тематике и составу, к ним прилагается опись;
- доступ неуполномоченных лиц к месту хранения документов должен быть ограничен. Все выдаваемые документы необходимо регистрировать и проводить розыск в случае утраты;
- документы, содержащие персональные данные работников, должны храниться согласно специальным правилам, в частности, по организации отдельных мер защиты.
© iStock.com / smolaw11
Девушка смотрит документы на столе
Через 10 лет документы, по которым не истек срок хранения, передаются в архив. Перед этим их упорядочивают, разбирают, нумеруют и прошивают. По каждому списку составляется отдельная опись.
"Помещение, отведенное под архив, должно отвечать определенным требованиям. В нем поддерживается заданная температура и влажность воздуха. Соблюдение всех требований может быть проблематично для небольших организаций, поэтому нередко в таких случаях документы за определенную плату передаются в стороннюю компанию", – дополнил эксперт.
