23:21 22.10.2021
(обновлено: 17:13 21.02.2024)
Электронная трудовая книжка: плюсы и минусы перехода на "цифру"
© iStock.com / Pinkypills
Электронная трудовая книжка
Оглавление
- Электронная трудовая книжка
- Регулирующий закон
- Преимущества
- Ведение ЭТК
- Как перейти на электронную трудовую книжку
- Заявление и образец на ЭТК
- Как получить выписку и посмотреть сведения из ЭТК
- На Госуслугах
- На сайте СФР
- В МФЦ
- У работодателя
- Что нужно знать работодателю о трудовой книжке в электронном виде
- Популярные вопросы
МОСКВА, 22 окт — РИА Новости. Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это документ, в который работодатель заносит данные о трудоустройстве гражданина. О том, что это за форма трудовой и как оформить ЭТК, как получить выписку через Госуслуги и посмотреть документ в электронном виде, — в материале РИА Новости.
Электронная трудовая книжка
Трудовая книжка в электронной форме содержит сведения о трудовой деятельности, которые хранятся на информационных ресурсах Социального фонда России (СФР). Сразу после нововведения в 2020 году у работников был выбор — заводить бумажную или цифровую версию документа. Но уже с 1 января 2021 года те сотрудники, которые впервые трудоустраиваются, получают только электронную книжку. При этом документ традиционного формата обладает законной силой и по желанию гражданина может сохраняться даже при наличии электронного.
Электронная трудовая — это тот же вариант бумажного документа, но только с небольшими отличиями. В старой форме книжка содержит информацию о награждениях. В новой таких записей нет, а также нет возможности указать дополнительные данные, например вахтовый метод работы, что может быть важно для некоторых работодателей.
В остальном электронный формат не имеет каких-либо изменений, вся информация точно такая же.
© iStock.com / catalis
Трудовая книжка и деньги
Регулирующий закон
Главный закон, регулирующий основные положения об электронной трудовой книжке — № 439-ФЗ от 16.12.2019 “О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде”. Есть и другие нормативные акты, которые регулируют ЭТК:
- Закон 136-ФЗ от 24.04.2020 вносит изменения в статьи 2, 11 Закона № 27-ФЗ от 01.04.96 года "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования”;
- Постановление Правления ПФ РФ № 730п от 25.12.2019;
- Приказ Министерства Труда № 23н от 20.01.2020;
- Приказ Министерства Труда № 320н от 19.05.2021;
- Приказ Минтруда России от № 713н от 10.11.2022;
- Постановление Правления ПФ РФ № 245п от 31.10.2022.
Преимущества
Электронный формат трудовой книжки удобен для граждан, работодателей и государственных организаций и имеет следующие преимущества:
- Быстрый доступ к данным.
- Полноценный контроль со стороны государства и отслеживание начислений (пенсий, пособий и так далее).
- Работодателю нет необходимости хранить большое количество документов в офисе и проще анализировать деятельность будущего сотрудника.
- Для граждан это в первую очередь безопасность собственных данных. Нет риска, что книжка будет утеряна или испорчена со временем. Помимо этого, с электронным документом удобнее устраиваться на работу дистанционно и в целом такой формат помогает минимизировать человеческий фактор (злоупотребление, ошибки при внесении записей и так далее).
- Дистанционное оформление пенсий.
- Упрощенное получение социальных выплат — не нужно нести копию трудовой в госорган.
- Есть возможность вносить данные о местах работы до 2020 года.
При этом к минусам ЭТК можно отнести: риск ошибок при переносе информации в электронный формат, внесение данных в электронную книжку должно производиться "день в день", чтобы предъявить такую книжку, нужно запросить на сайте госуслуг выписку или заказать ее в СФР и МФЦ.
Ведение ЭТК
Согласно ст. 66.1 ТК РФ, все работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности и стаже каждого работника в электронном виде. ЭТК содержит те же данные, что и бумажная трудовая (кроме награждений и особых форм осуществления деятельности).
Какие данные содержит
В документе указывается следующая информация о сотруднике:
- фамилия, имя и отчество работника;
- место работы;
- должность, профессия и квалификация;
- структурное подразделение (если предусмотрено в компании);
- даты приемов на работу, переводов и увольнений;
- причины прекращения трудовых отношений;
- сведения о работе на Крайнем Севере и приравненных к нему местностях;
- информация о новой квалификации;
- запреты занимать определенные должности по решению суда.
Работа отдела кадров
Как перейти на электронную трудовую книжку
Чтобы получить электронную книжку при наличии бумажной или оформить новую, можно обратиться к своему работодателю. В случае если это будет новая книжка или сотрудник не хочет сохранять данные из старой, запрос выглядит в форме заявления с согласием на предоставление сведений о трудовой деятельности. При первом приеме на работу сотруднику ничего делать не нужно — достаточно подписать трудовой договор, а работодатель заведет ЭТК.
Заявление и образец на ЭТК
Заявление о переходе на электронную трудовую разрешается писать в произвольной форме. Можно начать так: “Прошу предоставлять сведения о моей трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ”. В заявлении нужно указать данные работодателя, а также дату, с которой бумажная трудовая перестанет использоваться. Следует сверить информацию из бумажной версии с ЭТК, чтобы в СФР не поступили неправильные сведения. После того как работодатель примет заявление, сотруднику выдадут на руки бумажную трудовую.
Как получить выписку и посмотреть сведения из ЭТК
Посмотреть свою трудовую, которая ведется в электронном виде, можно:
Куда обращаться | Время ожидания | Сведения |
портал "Госуслуги" | мгновенно | все сведения, находящиеся в СФР |
мгновенно | все сведения, находящиеся в СФР | |
МФЦ | в течение нескольких минут | все сведения, находящиеся в СФР |
работодатель | не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления или в день увольнения | только то, что передавал этот работодатель с 1 января 2020 года, при условии, что у работника нет бумажной трудовой либо он отказался от ее ведения |
На Госуслугах
Справочно-информационный интернет-портал Госуслуги
Для получения данных через "Госуслуги" необходимо зайти на сайт, перейти в раздел “Справки, выписки”, выбрать "Выписка из электронной трудовой книжки" и нажать кнопку "Получить услугу". Далее нужно проверить информацию, при необходимости ее изменить и отправить обращение в СФР, в ответ на которое в раздел "Мои заявления" придет выписка о трудовой деятельности.
На сайте СФР
Чтобы получить выписку на сайте СФР, необходимо авторизоваться с помощью учетной записи на портале госуслуг. После этого в списке сервисов нужно выбрать “Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности”, ввести свой электронный адрес и нажать “Запросить”. Через несколько минут выписка придет на указанную почту.
В МФЦ
В МФЦ тоже можно получить выписку, но там выдадут распечатку электронной версии из СФР. Во время визита понадобится паспорт, также нужно будет заполнить заявление и посетить специалиста, который предоставит данные по запросу.
У работодателя
Если работодатель ведет электронную книжку, то получить сведения можно и у него. Для этого достаточно написать заявление (форму выдает кадровый отдел).
«
"Для получения сведений при ведении бумажного варианта документа сохраняется та же схема. Обращаетесь в кадровый отдел и в течение трех рабочих дней получаете заверенную копию документа", — добавила Анна Стрельникова, HR бизнес-партнер.
При этом в выписке работодателя будут только сведения, которые после 1 января 2020 года именно он передавал в СФР. В беззаявительном порядке получить данные о трудовой деятельности можно при увольнении.
© iStock.com / VioletaStoimenova
Девушка подписывает документы в офисе
Что нужно знать работодателю о трудовой книжке в электронном виде
Вести электронные трудовые книжки обязаны все работодатели без исключения. Если сотрудник написал заявление на переход на ЭТК, то выдать бумажную трудовую нужно не позднее трех рабочих дней с момента получения заявления. Если сотрудники приняли решение вести трудовую книжку на бумаге, то работодатель все равно обязан передавать сведения в ее электронную версию. Отчеты в СФР должны поступать в установленные сроки:
- При приеме на работу уведомить СФР необходимо не позднее рабочего дня после оформления трудового договора.
- При увольнении, приостановлении и возобновлении трудового договора — не позднее одного рабочего дня после издания приказа.
- При заключении и прекращении гражданско-правового договора — не позднее рабочего дня после события.
- При переводе на другую работу или переходе на электронную трудовую книжку — до 25-го числа следующего месяца.
Популярные вопросы
На популярные вопросы ответила эксперт Анна Стрельникова:
— Можно ли продолжить вести бумажную трудовую, если она была оформлена до нововведений?
— Да. Для этого работодатель ведет одновременно и бумажную, и электронную версии трудовой.
— Стоит ли отказываться от бумажной трудовой?
— Важно отметить, что выбор учета стажа — это право работника. Многие юристы рекомендуют не спешить с отказом от бумажной трудовой. Это связано с тем, что возможны сбои в работе системы, а у человека может быть большой стаж и он не хочет утратить эти данные. К тому же в электронной форме учитываются данные до 2020 года только в том случае, если работник сделал запрос и лично обратился в госорганы.
— Как предъявлять электронную книжку при устройстве на работу?
— Будущий сотрудник может предоставить информацию о трудовой деятельности, предварительно получив ее при увольнении у работодателя по форме СТД-Р.
— Возможна ли утечка данных с электронных ресурсов?
— Риск потери информации сведен к минимуму, по утверждению госорганов, благодаря специальным системам хранения и защиты данных.
— У кого есть доступ к электронной трудовой книжке?
— Только у двух сторон: у сотрудника (все время) и работодателя (на период деятельности работника в стенах компании). А госорганы впоследствии получают необходимые данные от организации, где человек трудится.
