Адаптация персонала: как ускорить процесс и сделать его безболезненным
© Depositphotos.com / Syda_Productions
Адаптация персонала
Читать ria.ru в
МОСКВА, 11 янв — РИА Новости. Адаптация персонала помогает удержать новых сотрудников и сделать их дальнейшую работу в организации максимально продуктивной. Однако этот процесс не всегда проходит гладко. Как его наладить, чем отличается профессиональная адаптация от организационной и какие методы обучения применяются в компаниях — в материале РИА Новости.
Адаптация персонала
Адаптация персонала — это процесс приобретения новых навыков, знаний и сценариев поведения, позволяющих новым сотрудникам максимально эффективно выполнять свои должностные обязанности в компании.
Считается, что большинство недавно принятых работников увольняется именно в период привыкания. Основной причиной, как правило, становится несоответствие ожиданий и реальной обстановки.
Поэтому, чтобы сотрудник быстро приспособился к работе и коллективу, адаптация должна представлять собой двусторонний процесс. Помощь и содействие со стороны руководителя, кадрового, HR-отдела и других коллег увеличит вероятность того, что сотрудник успешно и насколько возможно безболезненно освоится на новом месте.
Сотрудник офиса
Зачем нужна адаптация и в чем ее цели
Прежде чем приступить к составлению программы по адаптации персонала, необходимо выяснить преследуемую конечную цель. Это может быть:
- снижение издержек. В первое время сотрудникам сложно оперативно и качественно выполнять свою работу. В таком случае быстрая интеграция в рабочую среду позволит новичку работать эффективнее без дополнительных трат времени и средств со стороны компании;
- уменьшение текучести кадров. Если сотрудник испытывает дискомфорт и тревожность на новом месте, он может начать искать новую работу. Успешная адаптация поможет ему быстро влиться в коллектив и задержаться в компании на длительный срок;
- экономия времени. Когда в организации действует грамотная и отлаженная программа адаптации, коллегам и руководителю не придется часто отвлекаться от своих обязанностей, чтобы объяснять что-то новеньким;
- снижение уровня стресса у только что нанятого работника;
- развитие хорошего отношения к новому месту. Когда человек доволен отношением в коллективе и работой в целом, он трудится эффективнее.
Что влияет на адаптацию
Основные факторы, влияющие на процесс:
© Depositphotos.com / IgorVetushko
Корпоративный тренинг
- размер и структура организации — в небольших компаниях программы по адаптации персонала используются реже;
- корпоративная культура, ее логика и наличие готовых алгоритмов процесса освоения на новом месте;
- социально-психологический климат в коллективе — с доброжелательным коллективом адаптация проходит намного быстрее;
- управленческие способности и навыки непосредственного руководителя и топ-менеджмента;
- должность новичка — ключевые обязанности, объем работы и уровень ответственности отражаются на сроках адаптации;
- наличие у принятого сотрудника компетенций, соответствующих занимаемой должности — если у человека нет необходимых навыков, приспособиться ему будет особенно сложно;
- мотивация нового члена коллектива — чего он ожидает от дальнейшей работы и планирует ли долгосрочное сотрудничество;
- профессиональные и личностные качества новичка — уровень эмоционального интеллекта, навыки коммуникации, образование и квалификация.
Виды
На основании имеющегося у сотрудника опыта выделяют две разновидности адаптации: первичную и вторичную.
Первичная форма предполагает включение в процесс новичка, у которого нет опыта работы и навыков коммуникации в трудовом коллективе или же эти качества утрачены. Обычно это выпускники учебных заведений или вышедшие из декретного отпуска молодые мамы. Зачастую для таких сотрудников период привыкания достаточно сложен.
Вторичная адаптация предполагает интеграцию в коллектив человека, у которого опыт работы уже есть, и он знает, как выстраивать общение с коллегами. В таком случае освоиться все равно необходимо — из-за изменившихся условий деятельности (новое место, люди, другая специализация или должность). Такие сотрудники намного быстрее и проще включаются в процесс.
Выделяют также следующие виды адаптации:
- социальная — знакомство с коллективом, активное взаимодействие с коллегами и принятие их норм поведения. Чтобы избавиться от чувства дискомфорта на новом месте, человек учится взаимодействовать с другими членами команды и старается стать "своим";
- производственная — включение сотрудника в производственный процесс, изучение внутренней документации, регламента, рабочих механизмов, инструментов и других факторов;
- профессиональная — когда сотрудник осваивает новые навыки и знания, необходимые на новом рабочем месте, а также оценивает свои перспективы роста и возможности повышения квалификации;
- физиологическая — сотрудника привыкает к новым условиям работы, графику и нагрузкам, с учетом этого меняет свой распорядок дня, сна и приемов пищи;
- психологическая — выстраивание отношений с коллективом и руководством организации;
- организационная — основана на знакомстве нового сотрудника с должностной инструкцией, осознанием своего места в структуре компании и роли в производственном процессе. В рамках такой адаптации сотрудник должен узнать, к кому можно обращаться по тому или иному вопросу.
Программа по каждому из видов может применяться как отдельно, так и в комплексе с другими.
Три подхода к адаптации
Принимая на работу нового сотрудника, современные организации обычно используют один из трех подходов к адаптации: оптический, "армейский" и партнерский.
Работа в офисе
Оптический
Суть метода в том, чтобы только что принятый работник сразу приступил к выполнению своих обязанностей. Обучения в рамках оптического подхода практически нет. После оценки руководителем того, как новичок справляется с работой, обсуждаются условия дальнейшего сотрудничества и зарплата. Руководители, выбирающие такой способ интеграции, как правило, считают, что рынок труда перенасыщен хорошими кандидатами и заменить специалиста любой квалификации достаточно легко. Оптический подход сегодня не считается удачным: в таких условиях новый сотрудник может разочароваться в работе, почувствовать себя ненужным в этой компании, хуже выполнять свои обязанности или быстро уволиться.
"Армейский"
В рамках "армейского" подхода испытательный срок – это своеобразный экзамен на выживание. Новому сотруднику в этом случае приходится сталкиваться с дополнительными трудностями в виде ответственных задач. При этом никто не объясняет, как с ними справляться и не знакомит с уже существующими наработками. Обычно к таким условиям работы адаптируются только самые целеустремленные новички. Если сотрудник не подошел, ему находят замену.
Такая попытка отобрать самого лучшего кандидата часто приводит к негативным последствиям. Сотрудник, прошедший сложный испытательный срок, начинает расслабляться, так как, по его мнению, он уже обеспечил себе спокойное дальнейшее существование в компании. А бывают случаи, когда у новичка после "армейской" адаптации появляется желание "отомстить" за такое несправедливое и жестокое к себе отношение.
© Depositphotos.com / nd3000
Инженеры во время работы в лаборатории
Партнерский
Партнерский подход к адаптации персонала сегодня считается наиболее оптимальным и прогрессивным. Его обычно используют организации, которые имеют большой опыт в найме сотрудников. Такой метод демонстрирует зрелость компании, которая осознает, что нужно оперативно определить соответствие кандидата требованиям должности, снизить затраты при приеме новых сотрудников и уровень стресса для них самих.
В таких компаниях, как правило, считают, что идеальных работников не бывает и нужно идти на компромисс между ожиданием и действительностью. Поэтому поиски нового сотрудника не затягиваются, а на должность выбирают наиболее подходящего из предложенных кандидатов. В процессе работы сотрудника обучают, знакомят с организацией и прикрепляют наставника, чтобы новичок всегда мог задать ему вопросы.
Этапы адаптации
Процесс адаптации нового сотрудника включает в себя четыре этапа:
Вход в офисное здание
- 1.Оценка уровня подготовки. Необходима для разработки эффективной программы адаптации работника. Даже если сотрудник имеет опыт работы в аналогичной должности, попав в новую организацию, он сталкивается с новым коллективом, а часто и с другими методами и инструментами. В такой ситуации важно создать комфортную среду для дальнейшей плодотворной работы.
- 2.Ознакомление — со спецификой организации, ее целями, задачами, корпоративной культурой и коллективом. Обычно этот этап приходится на испытательный срок. В это время сотрудника на практике знакомится со своими обязанностями при помощи непосредственного руководителя и представителей службы управления персоналом.
- 3.Приспособление. Продолжительность этой стадии варьируется от месяца до года. За это время новый работник осваивается на своей должности и выстраивает межличностные отношения с коллегами. Этап считается ключевым, так как от него зависит, как человек будет принят на новом месте и задержится ли он в компании. Скорость приспособления зависит от уровня сложности работы и помощи, которую предоставляют коллеги. В это время важно оказывать психологическую поддержку новому сотруднику и при необходимости беседовать с ним.
- 4.Ассимиляция. Характеризуется активным включением сотрудника во все производственные процессы. На этом этапе завершается адаптационный период и начинается переход к стабильной работе. Сотрудник четко осознает свое место в организации, за счет чего повышается его эффективность. На таком этапе работник уже сам может определять приоритетность задач и выстраивать очередность их решения.
Как ускорить
Любой работодатель заинтересован в том, чтобы процесс адаптации сотрудника прошел как можно быстрее. Ведь это экономит не только время, но и ресурсы компании.
«
"Ускоряет процесс наставничество. Когда руководитель принимает непосредственное участие в адаптации, новый сотрудник быстрее исправляет ошибки и обретает уверенность", — говорит Инна Анисимова, генеральный директор коммуникационного агентства PR Partner.
Всегда помогают готовые инструкции, подсказки и мануалы.
«
"У нас в агентстве, например, есть “Книга новичка”, которая помогает быстрее “вписаться” и раскрыться. Она похожа на инструкцию по применению в формате слайд-шоу. В книге расписано, по каким правилам работать с клиентами (от карты проекта до стиля одежды и макияжа), кто есть кто в агентстве (где сидит, чем занимается), как пользоваться корпоративной библиотекой и где можно поесть", — добавляет Инна Анисимова.
Основные факторы, помогающие новому сотруднику быстрее освоиться в компании:
- наличие плана адаптации. Он должен включать все этапы введения сотрудника в дела организации. Сюда входят знакомство с офисом, корпоративными правилами, режимом работы и отдыха, дресс-кодом, программами, обеспечивающими обмен информации внутри компании (мессенджеры, электронная почта и т.д.), подписание трудового договора и другие этапы приема сотрудника на работу;
- обучение и тренинги. Это могут быть специальные мероприятия, рассчитанные на новых работников или регулярные занятия для всего коллектива;
- наставник. В период адаптации важно, чтобы сотрудник мог получать ответы на все интересующие его вопросы, касающиеся рабочих процессов. Наличие наставника в таком случае существенно ускоряет процесс обучения, а также делает его менее стрессовым;
- обратная связь от руководителя. Новому сотруднику необходимо установить контакт с тимлидом. Хорошим тоном будет выделить специальное время для бесед с новичками, когда они могут задать вопросы и получить отзывы о проделанной работе;
- участие в жизни коллектива. Первым делом стоит познакомить нового сотрудника с коллегами и привлекать его к совместным активностям. Это позволит новичку преодолеть стресс, проявить себя и, опять же, эффективнее работать.
Собеседование при приеме на работу
Основные проблемы новичков
"На начальном этапе у любого новичка может возникнуть чувство дезориентации – новый офис, новый коллектив, новый руководитель, при этом непонятно, что и как здесь принято. К тому же нет четкого представления о внутренних процессах и устройстве организации.
В международных компаниях основные сложности возникают как раз с пониманием структуры и многообразием контактов. Когда очень много подразделений, представительств в разных странах, сходу сложно погрузиться в организационное устройство, разобраться, кто за что отвечает и за какой информацией к кому обращаться", — комментирует Елена Ясинецкая, директор по персоналу производственной компании "Технониколь".
«
"Чрезвычайна важна для правильной и эффективной адаптации поддержка команды. 47 % профессионалов ждут, что в первые недели с ними ежедневно будет коммуницировать наставник, а 38 % сотрудников отмечают важность ежедневного общения с руководителем и регулярные апдейты (обновления, уточнения. — Прим. ред.) статуса, а также обсуждение соответствия ожиданиям. 33 % говорят, что им важно, чтобы нанимающая сторона регулярно интересовалась, как у них дела. 45 % компаний утверждают, что проводят для новичков регулярные апдейты. Однако 42 % работодателей отмечают, что все зависит от непосредственного руководителя. 32 % компаний предоставляют наставника для ежедневного общения с новым сотрудником, но только 14 % регулярно интересуются, как у него дела. 4 % компаний открыто заявляют, что не оказывают только что принятым на работу никакой поддержки", — делится результатами исследования Алекс Штейнгардт, генеральный директор рекрутинговой компании Hays в России.
Сотрудники в офисе
Состав "группы поддержки"
В первое время важно не оставлять нового сотрудника в одиночестве. Следить за этим в организациях могут:
- HR-специалист, который контролирует этапы адаптации сотрудника, отвечает за организационные процессы и назначает обучение (если оно предусмотрено);
- наставник, который сопровождает новичка на всех этапах, контролирует его действия в рамках рабочих обязанностей, а также отвечает на вопросы;
- руководитель, который оценивает результаты работы нанятого сотрудника и принимает решение о дальнейшем продолжении или прекращении трудовых отношений.
Ориентационная программа
Ориентационная программа – часть программы адаптации, которая помогает уменьшить стресс, ввести новичка в курс дела и тонкости работы, быстрее сориентироваться в новой обстановке, лицах, процессах и организационной структуре.
Такой документ представляет собой алгоритм действий для нового сотрудника и его наставника, который будет помогать первое время на новом рабочем месте. Период адаптации сотрудника в среднем длится три-четыре месяца, поэтому часто ориентационная программа рассчитана именно на такой срок.
Состоит она из двух частей: общей и индивидуальной. Первая помогает сформировать целостное представление о деятельности организации, ее особенностях и трудовых условиях. Индивидуальный раздел содержит подробную информацию, касающуюся прямых обязанностей работника.
