Нам всегда не хватает времени. Дело даже не в обилии дел, а в том, что большое количество минут и часов тратится впустую. Казалось бы, мы потратили столько сил, а еще ничего не сделали. Так можно ли успевать все, никуда не торопясь?
Временные дыры…
Время безвозвратно утекает через множество "дыр". Одна из них - это неумение правильно выбрать цели и расставить приоритеты. Приходя на работу, вы открываете стартовую страницу и не можете удержаться, чтобы не щелкнуть по баннеру с заманчивым заголовком. Если материал оказался интересным, вы отправляете ссылку коллегам, а потом еще и обсуждаете с ними подробности. В лучшем случае на это уходит по полчаса утром и вечером. Чтобы сэкономить этот час постарайтесь обуздать свое любопытство и пользуйтесь Интернетом только по делу.
Программы мгновенного обмена сообщениями. Вначале вы здороваетесь со всеми приятелям, потом отвечаете на вопрос, как у вас дела, потом кликаете на присланные ссылки… и вот уже рабочий день укоротился на несколько часов. Если "аська" не нужна вам для работы, отключайте ее в те дни, когда у вас цейтнот. Если день выдался напряженным, попробуйте отказаться от разговоров по мобильному телефону – конечно, в том случае, если вы не ждете важных звонков по работе. Вы можете перезвонить тем, кто хотел с вами поболтать, например, стоя в пробке.
В число безжалостных убийц рабочего времени также входят компьютерные игры. Игра дает возможность офисному работнику отвлечься и отдохнуть, но все хорошо в меру. Пасьянсы и "бродилки" могут "съесть»" до нескольких часов рабочего времени.
Общение также отнимает у нас слишком много времени. Переговоры с клиентами и партнерами не должны занимать больше времени, чем нужно. Общение даже по делу должно быть дозированным. Если на деловых переговорах слишком много говорить, можно потерять не только свое собственное время, но и клиента. Разговоры с коллегами, родственниками, друзьями тоже пожирают рабочее время и не приносят никакой пользы компании.
Если вы курите, то эта вредная привычка может отнять у вас от часа до полутора рабочего времени. Ведь вам необходимо дойти до курилки, покурить, поговорить с коллегами, вернуться на рабочее место, вспомнить, чем вы занимались до того, как отлучились. Итого в среднем 10 минут. Чтобы решить эту проблему, вам придется либо бросить курить, либо найти такую работу, где предаваться вредной привычке можно прямо на рабочем месте.
Помимо вещей, "пожирающих" ваше время, есть люди-хронофаги: например, коллеги-сплетники или клиенты, любящие поговорить "за жизнь". Старайтесь общаться с ними как можно меньше, пресекайте досужие разговоры – помните, они крадут то время, которое вы могли бы потратить с толком.
… и как их срочно "залатать"
Как научиться действовать грамотно в момент, когда вам кажется, что уже ничего не успеваете? Во-первых, определите первостепенные задачи. Затем решите, что вы сделаете сами, а что – поручите другим. На этом этапе откажитесь от ненужного. Обязательно составьте список всех требуемых дел - рабочих, домашних и т.д. Установите дату их выполнения. Постоянно сверяйтесь с этим планом, внося с него все новые задачи и распределяя их по степени важности. Вы увидите, что многие задумки отпали сами собой.
Деловому человеку план следует составлять на 12 месяцев вперед, внося в него самые важные даты, встречи, переговоры, конференции, предполагаемое время отпуска. Годовой план работы станет вам большим подспорьем в написании недельного списка дел. Кстати, разделите их на блоки по степени приоритетности.
Составляя еженедельный план, привязывайте каждое дело к определенному времени, старайтесь начинать и заканчивать задуманное в строго отведенные для него часы. Конечно, планы можно корректировать, но обязательно должно выполняться одно условие: пока вы не сделали самое важное, не приступайте к менее приоритетному блоку. Это сбережет уйму времени, хотя сначала и будет тяжело.
Планировать рабочий день эксперты предлагают по временному принципу: утро, середина дня и вечер. Составляя план, имейте в виду, что планировать нужно не более 60% времени. 40% — это резервный фонд для неожиданных и неотложных дел.
Каждое утро начинайте работу в одно и то же время. Это элемент самодисциплины, который мобилизует ваши силы. Перед началом работы обязательно перепроверяйте составленные накануне планы дня. Установлено, что десятиминутная подготовка к рабочему дню позволяет экономить до двух часов рабочего времени. Эксперты также советуют приступать к работе без раскачки, отказавшись от такого утреннего ритуала, как неспешные приветствия, длительные обсуждения последних новостей. Отложите общение до обеденного времени – оно менее напряженное.
Начинать рабочий день нужно с ключевых задач, не пытайтесь "раскачаться", начав с мелочей: до важных дел руки могут так и не дойти. Рабочий стол должен быть подготовлен к работе. Уберите все, что вам не понадобится для решения главных задач. Одновременно на столе, считают специалисты, не должно быть более 6 документов.
Не следует идти на поводу у собственных случайных импульсов. Под воздействием неожиданных идей вы отвлечетесь от запланированных дел и не уложитесь в сроки. Время от времени вы можете делать краткие перерывы в работе. Продолжительность и периодичность пауз индивидуальна. Самое главное – их нужно делать регулярно.
Вы сможете быстрее справиться с рутинными делами, если будете объединять однородные задачи в блоки. Например, лучше сделать все необходимые телефонные звонки за один раз, чем постоянно отвлекаться них в течение дня. Рабочие блоки не должны быть слишком длинными, оптимальная продолжительность - 30-60 минут.
Приступайте к новому делу, только когда завершите начатое. Из-за скачков в работе теряется много времени. Если вы постоянно возвращаетесь к неоконченной работе, вам приходится повторять то, что вы уже делали. Обязательно в течение дня у вас должен быть спокойный час, когда никто вам не мешает. В это время вы сможете максимально сосредоточиться на работе.
К вечеру необходимо завершить все начатые небольшие дела, такие как написание писем и просматривание корреспонденции. Если вы будете откладывать их выполнение, то со временем образуется завал, который будет трудно устранить. Последнее, что нужно сделать в конце рабочего дня – это составить план на следующий день. Утром вы сможете его перепроверить и внести коррективы.
Настрой, с которым вы приступите к решению рабочих задач, также играет решающую роль для достижения успеха. Если начинать день выспавшись, с позитивным настроением, после хорошего завтрака и неспешной прогулки, успеть можно больше.
