Электронные документы и сохранность библиотечных фондов. Справка

Президентская библиотека имени Бориса Ельцина открывается в Санкт-Петербурге 27 мая. Библиотека создается как электронная: она будет пополняться материалами Российского государственного исторического архива, а также ведущих национальных библиотек.

Изготовление электронной копии книги и предоставление ее пользователю позволяет ограничить доступ к оригиналам и тем самым уменьшить их использование. Перевод в цифровой формат библиотечных документов представляет беспрецедентные возможности для быстрого доступа к ним больших групп пользователей.

Однако технологии, которые могут обеспечить процессы полномасштабного перевода в цифровой формат, еще только начинают развиваться. В частности, сканирующее оборудование создавалось в первую очередь для делового и коммерческого использования, без учета того, что документам в процессе сканирования может наноситься ущерб.

Между тем при сканировании документы подвергаются интенсивному воздействию ультрафиолетового облучения, которое разрушает саму основу документа. Тепло также может оказать негативное действие на записи, сделанные на коже и пергаменте, а также пленочных носителях и фотографиях. Вероятность возникновения нежелательных химических процессов возрастает с увеличением влажности документов, особенно при повышении температуры окружающей среды даже на один и более градусов выше нормы. При температуре свыше 25° С молекулы воды в бумаге, коже и других библиотечных материалах существуют в химически активном состоянии.

На основе анализа оборудования для оцифровывания и особенностей документов, хранящихся в библиотеках, специалисты настаивают на необходимости:

1. Экспертной оценки состояния коллекций и мер по защите оригиналов при их сканировании специалистами по сохранности, которые обладают знаниями и опытом работы с оригиналами.
2. Сканирования ценных библиотечных документов без перемещения их в другое место;
3. Наличия и охраны большого чистого помещения со столами размером в шесть раз больше самого крупного сканируемого объекта, достаточных для правильного обращения с документами.
4. Безопасности облучения документов при сканировании: лампы, являются ли они частью оборудования, стола или комнаты, должны содержать UV‑фильтр или иметь минимальные количество UV.
5. Обеспечения каждого места сканирования соответствующей системой охлаждения и вентиляции для противодействия теплому воздуху, вырабатываемому оборудованием и лампами во время съемки.
6. Удаления пыли, образующейся при движении сотрудников и использования документов. т.к. запыленность оказывает разрушающее действие.
7. Обучения сотрудников правильному обращению с документами при сканировании.

На планшетном сканере рекомендуется оцифровывать: копии негативов; плоские бумажные документы в хорошем состоянии без красящих носителей; брошюры и ноты в хорошем состоянии, раскрывающиеся на 180 градусов.

С помощью камер рекомендуется оцифровывать: книги; фотографии; изоиздания и издания на мелованной бумаге; все документы, которые нельзя безопасно прижимать; большеформатные документы в неудовлетворительном состоянии, переворачивать которые небезопасно; все документы, размеры которых больше планшетного сканера.

Рекомендуется не оцифровывать документы, которые раскрываются на 90 или менее градусов.

В Научно-исследовательском центре консервации документов (НИЦКД) Российской государственной библиотеки (РГБ) разработана план-схема управления процессами сохранности, которая позволяет определить приоритеты использования различных технологий сохранности с учетом ценности документа, его физической сохранности, пользовательского спроса и условий его хранения.

Вопросы сохранности электронной информации

Электронная информация легко может быть уничтожена вследствие технической неисправности оборудования, небрежности персонала или направленной атаки через сеть. Носители электронной информации, такие как CD‑ROM, имеют "жизненный ресурс", измеряемый годами и десятилетиями, а не веками, как традиционные носители.

Для исключения опасности потери данных необходимо их по мере оцифровывания сохранять в каком-либо архиве. Очень опасно хранить все данные на жестком диске компьютера, т.к. случае какого-либо сбоя может пропасть вся информация. Специалисты в области компьютерных технологий рекомендуют при создании архивов электронной информации учитывать несколько важных требований:

1. Оригинальный документ не должен никогда изменяться.
2. О каждом объекте должно сохраняться несколько частей метаданных.
3. Файлы должны быть организованы таким образом, чтобы их легко можно было найти.
4. Следует сохранять всю информацию об объекте на одном единственном файле.

Законодательство РФ об авторском праве

Согласно российскому законодательству, исключительное право на произведение действует в течение всей жизни автора и семидесяти лет, считая с 1 января года, следующего за годом смерти автора.

При этом если автор произведения был репрессирован и посмертно реабилитирован, срок действия исключительного права считается продленным и семьдесят лет исчисляются с 1 января года, следующего за годом реабилитации автора произведения. Кроме того, если автор работал во время Великой Отечественной войны или участвовал в ней, срок действия исключительного права, установленный настоящей статьей, увеличивается на четыре года.

По истечении срока действия исключительного права произведение науки, литературы или искусства, как обнародованное, так и необнародованное, переходит в общественное достояние.

Произведение, перешедшее в общественное достояние, может свободно использоваться любым лицом без чьего-либо согласия или разрешения и без выплаты авторского вознаграждения. При этом охраняются авторство, имя автора и неприкосновенность произведения.

Перешедшее в общественное достояние необнародованное произведение может быть обнародовано любым лицом, если только обнародование произведения не противоречит воле автора, определенно выраженной им в письменной форме (в завещании, письмах, дневниках и тому подобном).

Материал подготовлен на основе информации открытых источников